Die Organisation eines Online-Meetings, Webinars oder Workshops kann schnell zur Mammutaufgabe werden. Zwischen der technischen Vorbereitung, der Kommunikation mit den Teilnehmern und der Nachbereitung bleibt oft kaum Zeit für das, was wirklich zählt: der Inhalt und die Interaktion. Die gute Nachricht: Sie müssen diese Last nicht alleine tragen.
Eine virtuelle Assistenz ist die perfekte Lösung, um Ihre Meetings und Events von der ersten Idee bis zum letzten Follow-up professionell und reibungslos zu gestalten.
Vor, während und nach dem Event: Die unsichtbaren Zeitfresser
Ein erfolgreiches Event ist das Ergebnis einer Vielzahl von kleinen, aber wichtigen Schritten. Jeder davon ist ein potenzieller Zeitfresser:
Vor dem Event: Die Abstimmung von Terminen, das Versenden von Einladungen, die Erstellung von Präsentationen und die Organisation der Unterlagen.
Während des Events: Die technische Betreuung, das Onboarding neuer Teilnehmer oder die Moderation von Chat-Fragen, um den Fokus zu behalten.
Nach dem Event: Das Versenden von Aufzeichnungen, das Einholen von Feedback und die Nachbereitung von offenen Fragen, die den Teilnehmern am Ende eine professionelle Erfahrung geben.
Ihre virtuelle Assistenz als Event-Managerin auf Zeit
Eine virtuelle Assistenz kann als Ihre persönliche Event-Managerin fungieren und Ihnen alle organisatorischen Aufgaben abnehmen, die Sie von Ihrer eigentlichen Arbeit abhalten.
Vorbereitung: Sie übernimmt die komplette Terminplanung und das Einladungsmanagement. Sie erstellt und versendet professionelle Einladungen, verwaltet Anmeldungen und koordiniert die Kommunikation mit den Teilnehmern.
Während des Events: Bei Online-Veranstaltungen kann Ihre Assistenz den technischen Support übernehmen, neue Teilnehmer einlassen und den Chat moderieren. So können Sie sich voll und ganz auf Ihren Vortrag konzentrieren.
Nachbereitung: Sie sorgt dafür, dass alle Teilnehmer zeitnah eine Zusammenfassung, die Aufzeichnung des Events und die notwendigen Unterlagen erhalten. Sie kann zudem das Follow-up-Management übernehmen und beispielsweise Feedback-Anfragen versenden.
Fokus auf Ihre Expertise, den Rest erledigt die Assistenz
Die größte Stärke einer virtuellen Assistenz liegt darin, Ihnen den Rücken freizuhalten. Sie können sich auf Ihre Expertise, Ihren Vortrag und die Interaktion mit den Teilnehmern konzentrieren, während alle logistischen und administrativen Aufgaben zuverlässig im Hintergrund ablaufen. So wird Ihr nächstes Event nicht nur erfolgreicher, sondern auch stressfreier.